E-Rechnung ab 2027: Was das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 für Rechnungssoftware bedeutet

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium dazu ein drittes Schreiben veröffentlicht. Es ergänzt die Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025. Diese Seite übersetzt die Punkte, die Entwickler und Betreuer von Rechnungssoftware betreffen, in Felder der EN 16931.

Quelle: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, III C 5 – S 7287-a/00019/021/017, „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung … – Ergänzende Regelungen“ (bundesfinanzministerium.de). Abschnittsnummern (Abschn.) beziehen sich auf dieses Schreiben.

Das Wichtigste in Kürze

• Leistungsbeschreibung gehört in das XML, nicht nur in das PDF. Leistungsart, Umfang, Gehalt und ggf. Ort müssen im strukturierten Teil stehen (Abschn. 2.2).
• Anhänge müssen eingebettet sein. Eine zweite Datei in derselben E-Mail reicht nicht. Der UStAE sagt jetzt durchgehend „eingebettet“ statt „enthalten“.
• Endrechnungen: Bereits gezahlte Teilbeträge dürfen bis 30.06.2030 als Summe in BT-113 stehen, die Einzelheiten in BT-22 (Abschn. 1.1).
• Ein Geschäftsregelfehler macht die Datei umsatzsteuerlich nicht automatisch zur Nicht-E-Rechnung, solange er keine Pflichtangabe betrifft (Abschn. 3.2).
• Kein Bußgeld für eine Papier- oder PDF-Rechnung trotz Pflicht (Abschn. 3.5). Die Rechnung ist aber trotzdem nicht ordnungsgemäß.
• Zeitpunkt: Für E-Rechnungen, die bis 31.12.2026 ausgestellt werden, gelten die neuen Zusatzvorgaben noch nicht (Anwendungsregelung). Ab 2027 ja.

1. Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil

Das Schreiben verlangt, dass „schon mit diesen Angaben“ im strukturierten Teil erkennbar ist, ob eine Lieferung oder sonstige Leistung vorliegt, wo sie erbracht wurde und ob der Steuersatz passt (Abschn. 2.2, neu in Abschnitt 14.5 Abs. 15 Satz 3 UStAE). Nicht jedes Detail muss hinein; Stundennachweise etwa dürfen in einen eingebetteten Anhang.

Für die Software heißt das: Was heute nur im Druckbild steht, muss in diese Felder:

Ein Artikelname wie „Beratung“ oder „Montage“ ist technisch gültig – das Prüfprogramm meldet nichts. Ob er für die Kontrollfunktion reicht, hängt nach dem Schreiben vom Einzelfall ab. Kein Prüftool kann das entscheiden. Prüfen lässt sich aber, ob die Felder überhaupt gefüllt sind und ob die Mengeneinheit ein gültiger Code ist (BR-CL-23).

2. Anhänge einbetten statt mitschicken

Ergänzende Unterlagen (Stundennachweis, Leistungsverzeichnis, Aufstellung der Teilzahlungen) dürfen in einem Anhang stehen, der Anhang muss aber in der E-Rechnung eingebettet sein (Abschn. 2.2 und 2.3, Abschnitt 14.5 Abs. 15 Satz 4 UStAE). Im Datenmodell ist das die Gruppe BG-24 „Rechnungsbegründende Unterlagen“:

<!-- UBL -->
<cac:AdditionalDocumentReference>
  <cbc:ID>Stundennachweis-2027-01</cbc:ID>                       <!-- BT-122 -->
  <cbc:DocumentDescription>Stundennachweis Januar</cbc:DocumentDescription>  <!-- BT-123 -->
  <cac:Attachment>
    <cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject mimeCode="application/pdf"
        filename="stundennachweis-2027-01.pdf">JVBERi0xLjcK…</cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject>  <!-- BT-125 -->
  </cac:Attachment>
</cac:AdditionalDocumentReference>

<!-- CII -->
<ram:AdditionalReferencedDocument>
  <ram:IssuerAssignedID>Stundennachweis-2027-01</ram:IssuerAssignedID>
  <ram:TypeCode>916</ram:TypeCode>
  <ram:Name>Stundennachweis Januar</ram:Name>
  <ram:AttachmentBinaryObject mimeCode="application/pdf"
      filename="stundennachweis-2027-01.pdf">JVBERi0xLjcK…</ram:AttachmentBinaryObject>
</ram:AdditionalReferencedDocument>

Worauf die Prüfung achtet:

• Jede Unterlage braucht eine Kennung BT-122 (BR-52).
• Erlaubte Dateiarten (mimeCode, BR-CL-24): application/pdf, image/png, image/jpeg, text/csv, application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (xlsx) und application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (ods). Ein GAEB-Leistungsverzeichnis gehört nicht dazu.
• Bei XRechnung muss jeder Dateiname eindeutig sein (BR-DE-22).
• Der Inhalt ist Base64-kodiert. Viele Portale haben eine Größengrenze für die ganze Datei; große Scans vorher verkleinern.

Wo das Schreiben verlangt, dass im strukturierten Teil „eindeutig hinzuweisen“ ist (Bau, Bruttopreise, Endrechnung mit Anlage), bietet sich ein Satz in BT-22 (Bemerkung zur Rechnung) an, der die Kennung aus BT-122 nennt, etwa „Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis siehe Anhang LV-4711“.

3. Endrechnung mit Abschlägen

Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor dem eigenen Pflichtbeginn zulässig als Papier oder PDF gestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung kommen – auch wenn Leistung und Zahlung erst 2027 erfolgen (Abschn. 1.1).

Für die Endrechnung als E-Rechnung wird bis 30.06.2030 nicht beanstandet, wenn die bereits erhaltenen Teilentgelte als Summe in BT-113 „Paid amount“ abgezogen und die Einzelheiten in BT-22 genannt werden (Abschn. 1.1). Alternativ in einem eingebetteten Anhang mit Hinweis im strukturierten Teil (Abschn. 1.1, bisher nur bis Ende 2027).

Technisch muss die Rechnung dann aufgehen: Zahlbetrag BT-115 = Bruttobetrag BT-112 − BT-113 + Rundung BT-114 (BR-CO-16). Für Abschlags- und Schlussrechnungen im Bau gibt es eigene Rechnungsarten (875, 876, 877, siehe Rechnungsart).

4. Bauleistungen

Ein Leistungsverzeichnis passt derzeit nicht in das Kern-Datenmodell. Deshalb genügt es „derzeit“, im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit ihren Summen als Positionen aufzuführen. Die Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis muss dann in einer menschenlesbaren eingebetteten Anlage stehen, auf die der strukturierte Teil eindeutig hinweist (Abschn. 2.3). Zusätzlich darf das Verzeichnis als strukturierte Datei (z. B. GAEB) übermittelt werden; die Parteien können auch eine Extension vereinbaren (Abschn. 2.3).

5. Rabatte, Boni, Skonti

Steht die Höhe einer vereinbarten Entgeltminderung bei Rechnungsstellung noch nicht fest, reicht ein allgemeiner Hinweis auf die schriftliche Vereinbarung, wenn die Unterlagen kurzfristig vorgelegt werden können. Ändert sich die Vereinbarung später, muss die Rechnung nicht berichtigt werden (Abschn. 2.4, Abschnitt 14.5 Abs. 19 UStAE). Wer Skonto maschinenlesbar angeben will, nutzt bei XRechnung die Zeile #SKONTO# in BT-20 (BR-DE-18, siehe Skonto angeben).

6. Bruttopreise (z. B. Buchpreisbindung)

Die EN 16931 rechnet vom Nettobetrag aus. Bei festen Bruttopreisen führt das zu Rundungsdifferenzen (vgl. BR-CO-17, Rundung, Rabatte, Skonto). Ein Bruttorechnungs-Format gibt es für XRechnung und ZUGFeRD noch nicht. Für bis 31.12.2027 ausgestellte E-Rechnungen auf Bruttopreisbasis wird deshalb nicht beanstandet, wenn der strukturierte Teil nur die Summen je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag enthält und die Einzelpositionen in einer eingebetteten, lesbaren Anlage stehen (Abschn. 2.5).

7. Berichtigung und Gutschrift

Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein, mit dem Rechnungstyp für eine Berichtigung (Abschn. 3.1) – in XRechnung typischerweise 384 mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung in BT-25 (BR-DE-26). Welcher Typ für ersetzende oder kumulierende Berichtigung gilt, ist laut Schreiben technisch noch nicht festgelegt; jede taugliche Art ist derzeit zulässig, solange sich aus allen Dokumenten zusammen die richtigen Angaben ergeben (Abschn. 3.1). Neu im UStAE: Nach vorheriger Vereinbarung darf auch der Leistungsempfänger per Gutschrift berichtigen, mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung (Abschnitt 14.11 Abs. 2 Satz 7).

8. Was ein Fehler im Prüfbericht steuerlich bedeutet

Das ist der Punkt, der jeden betrifft, der E-Rechnungen prüft. Das Schreiben unterscheidet zwei Sichtweisen (Abschn. 3.2):

• Technisch ist eine Datei, die eine Geschäftsregel der EN 16931 verletzt, keine normgerechte E-Rechnung – auch wenn die Regel keine steuerliche Pflichtangabe betrifft.
• Umsatzsteuerlich ist eine Datei mit einem Geschäftsregelfehler (aber ohne Formatfehler) „prinzipiell“ trotzdem eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG. Ordnungsgemäß ist sie, wenn die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG richtig und vollständig sind.

Für die Praxis heißt das:

• Ein rotes Ergebnis ist kein Grund, eine Eingangsrechnung ungesehen abzulehnen, aber ein Grund, die Meldung anzusehen. Betrifft sie eine Pflichtangabe (Datum, Nummer, Steuersatz, Beträge, Namen, Steuernummer …), ist sie auch steuerlich relevant.
• Für Rechnungsaussteller ändert sich nichts: Empfänger, Portale und die öffentliche Verwaltung lehnen technisch fehlerhafte Dateien weiter ab. Bei Rechnungen an Behörden gilt zusätzlich die E-Rechnungsverordnung; das Schreiben sagt, dass dann die strengere Vorschrift maßgeblich ist (Abschn. 3.3). Fehlerfrei versenden bleibt das Ziel.
• Welche Pflichtangabe in welches Feld gehört, beschreibt die Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD, die das BMF ausdrücklich empfiehlt (Abschn. 2.1).

Der Erechio-Prüfer trennt im Ergebnis die Schemaprüfung (XSD) von den Geschäftsregeln und nennt zu jeder Meldung das betroffene Feld (BT-Nummer). Ob ein Feld eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe ist, entnehmen Sie der Zuordnungstabelle oder klären es mit Ihrer Steuerberatung.

9. Kein Bußgeld – aber auch keine ordnungsgemäße Rechnung

Wer zur E-Rechnung verpflichtet ist und trotzdem eine sonstige Rechnung (Papier, PDF) ausstellt, begeht keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (Abschn. 3.5). Die Rechnung entspricht damit aber nicht dem Gesetz; Folgen können sich beim Vorsteuerabzug des Empfängers und im Verhältnis zum Kunden ergeben.

10. Weitere Klarstellungen

• Massengeschäft: Wusste der Aussteller nicht und konnte er nicht erkennen, dass der Kunde Unternehmer ist, wird der Verstoß nicht beanstandet. Bei Dauerverträgen (z. B. Energie) genügt die Klärung bei Vertragsbeginn oder -änderung (Abschn. 1.2).
• Gebührenbescheide öffentlicher Stellen, die zugleich Rechnung sind, dürfen bis 30.06.2030 als sonstige Rechnung ergehen (Abschn. 3.4).

Checkliste für Rechnungssoftware bis zum 1. Januar 2027

1. Positionen: Artikelname (BT-153) und, wo nötig, Beschreibung (BT-154) aus den Stammdaten ins XML schreiben, nicht nur ins PDF.
2. Leistungsdatum oder -zeitraum (BT-72, BG-14) immer setzen.
3. Anhänge als BG-24 mit erlaubtem mimeCode und eindeutigem Dateinamen einbetten; im strukturierten Teil auf sie verweisen.
4. Endrechnungen: erhaltene Abschläge in BT-113, Einzelheiten in BT-22; Summenregel BR-CO-16 prüfen.
5. Berichtigungen als E-Rechnung mit passender Rechnungsart und Bezug BT-25.
6. Jede erzeugte Rechnung vor dem Versand prüfen – im Browser oder automatisch per API.

Technische Hinweise zum Datenformat, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob Steuersatz, Leistung und Beträge in der Sache stimmen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Erechio ist kein Angebot der KoSIT.